Financieel

De financiën vormen een hoofd bestandsdeel van zakendoen. Er komt geld binnen en er gaat geld uit. Deze twee stromen vormen de ingangen voor respectievelijk de applicaties Facturenbeheer en Kostenbeheer. Deze applicaties handelen de crediteuren- en debiteurenadministratie af.

Facturenbeheer

Office bevat een administratie voor uw facturen. Wanneer u een factuur verstuurt naar een client, registreert u deze in Facturenbeheer om in de gaten te houden wie betaald heeft en wie niet.

De factuurregels zijn handmatig in te voeren of te importeren op basis van de urenregistratie. Deze laatste optie geeft u de mogelijkheid om met enkele muiskliks alle geboekte uren op de factuur door te berekenen aan de klant.

De facturen kunnen direct toegevoegd worden aan de boekhouding met het tabblad 'Boekhouding'.

Factuurnummering

De facturen worden intelligent voor u doorgenummerd. Het laatste getal binnen de factuurnummer wordt automatisch opgehoogd en bij jaarovergangen wordt er teruggegaan naar één (1) als het jaartal voorkomt in het factuurnummer, het jaartal wordt dan aangepast aan het actuele jaar. De opmaak van uw factuurnummer (voorloopnullen, tekstuele toevoegingen) worden hierbij in acht genomen.

Voorbeelden van factuurnummers: '2010.0123', 'F20100123', 'F.2010.0123 (factuur)'.

Genereren PDF

Met de menuoptie "Opslaan als document..." in het hoofdvenster kan een factuur eenvoudig geconverteerd worden naar een factuur in PDF-formaat. Op basis van een sjabloon wat geheel naar wens gemaakt kan worden middels de applicatie Document Template Builder, wordt een PDF inclusief opmaak gegenereerd. Op de XsDesktop Repository bestandsopslag staan voorbeelden van sjablonen voor facturen.

Kostenbeheer

Naast uitgaande facturen worden er binnen een bedrijf ook kosten gemaakt. Gebruik Kostenbeheer om ze de beheren.

Kosten kunnen gekoppeld worden aan een project (kostenplaats) waar vervolgens ook op gefilterd kan worden in de overzichtsweergave zodat inzichtelijk wordt hoeveel kosten er gemaakt zijn voor een specifiek project. Naast het project kunnen kosten gefilterd worden op het bedrijf, of ze factureerbaar zijn of niet, de crediteur, of ze betaald zijn of niet en natuurlijk een periode. In elke mogelijke combinatie. Dit filter blijft ook actief bij het downloaden van de kosten.

De kosten kunnen direct toegevoegd worden aan de boekhouding op het tabblad 'Boekhouding'.

Boekhouding

Als laatste maar zeker niet de minste binnen de financiële range van applicaties is er Boekhouding. Het basis idee achter boekhouden in het schuiven van bedragen tussen rekeningen met behulp van journaalposten. Boekhouding biedt deze functionaliteit. U kan journaalposten bewerken, nieuwe maken en nieuwe genereren voor bijvoorbeeld BTW-afdracht, de afschrijvingen en het afsluiten van een periode. Behalve voor debiteuren en crediteuren aangezien deze afgehandeld worden via Facturenbeheer en Kostenbeheer.

Zie Boekhouding voor meer informatie.

Overig

Naast bovenstaande applicaties biedt Office nog andere financiële applicaties zoals het genereren van een rapport voor BTW-aangifte voor Nederlandse bedrijven. Gebaseerd op de facturen en kosten wordt er een rapport gegenereerd, precies zoals degene van de overheid. Het eenvoudigweg kopiëren van de waarden volstaat! Andere rapporten zullen volgen, neem gerust contact op als u een specifiek rapport nodig heeft!