Boekhouding

Boekhouden is voor ieder bedrijf een must. Inkomende en uitgaande gelden dienen verantwoord te worden en inzicht in middelen biedt kansen tot sturing van de onderneming. De kunst is om zo eenvoudig mogelijk tot de juiste resultaten te komen. Door middel van Boekhouding is dit geen probleem meer.

De subadministraties voor debiteuren en crediteuren worden afgehandeld middels het kosten- en facturenbeheer. De rest is binnen Boekhouding te doen. Na het starten van Boekhouding verschijnt het basisscherm vanwaar alle mogelijkheden te benaderen zijn in de menu's.

Journaalposten

In het menu Schermen bevindt zich de optie Journaalposten. Deze functionaliteit geeft inzicht in alle journaalposten die aanwezig zijn binnen de administratie.

Naast de handmatig ingevoerde journaalposten (memoriaal) worden hier ook de journaalposten getoond die extern beheerd worden zoals de journaalposten voor een factuur of uitgave. Middels dubbelklik op de journaalpost verschijnt het venster om deze te wijzigen. Voor extern beheerde journaalposten wordt de betreffende applicatie geopend.

Tevens zijn onder het menu Bestand de journaalposten voor een bepaalde periode te downloaden in een Excelsheet of als Audit-bestand (voor de belastingdienst).

Rekeningmutaties

Een tweede weergave van de journaalposten is middels het scherm Rekeningmutaties. Na ingeving van een datum wordt er een balans gegenereerd en zijn alle mutaties op de balansrekeningen inzichtelijk tot aan de beginbalans (de voorgaand gegenereerde balans). Aan de linkerkant van het scherm verschijnt de balans van het opgegeven moment en na het selecteren van een rekening verschijnen rechts de bijbehorende mutaties op de betreffende rekening.

Activabeheer

Sommige uitgaven mogen niet direct als kosten worden opgevoerd maar dienen verspreid over meerdere perioden te worden afgeschreven. Omdat de administratie hiervan een lastige klus kan zijn is er binnen Boekhouding een functionaliteit gemaakt die hierin voorziet. De activa kunnen opgevoerd worden en per activa is de methode van afschrijven instelbaar. Vervolgens kan met de optie 'Genereer journaalpost voor afschrijvingen' in het menu Acties aan het eind van iedere periode de journaalpost worden gegenereerd waarmee direct ook de actuele waarden van de activa worden bijgewerkt.

Door middel van de koppeling van de grootboekrekeningen wordt de journaalpost opgebouwd en is deze na opslag direct opgenomen in de boekhouding (nog niet verwerkt overigens dus nog wijzigbaar).

Als controlemiddel kan er een rapport gegenereerd worden die aangeeft wat de waarde van de grootboekrekeningen zou moeten zijn op basis van de activa en wat de waarde werkelijk is. Bij een correcte boekhouding zouden er geen verschillen mogen zijn.

Wanneer een activum geheel is afgeschreven (restwaarde van 0) of het activum verkocht is dan kan dit op eenvoudige wijze uit de boekhouding worden verwijderd door het commando 'Afboeken...'. Na dit commando gekozen te hebben verschijnt nevenstaand scherm waarmee het afboeken wordt bevestigd.
In geval van de verkoop van een activum dient u aan te geven met welk bedrag en vanaf welke rekening het activum verkocht is. Dit als tegenboeking voor de door de verkoop gegenereerde journaalpost.

Rekeningen

Het laatste beschikbare scherm betreft dat van de rekeningen. Op dit scherm kunnen de grootboekrekeningen worden gedefinieerd. Per rekening moet worden aangegeven of deze van de balans (debet/credit) is of van de winst-en-verliesrekening. In het eerste geval moet er ook nog gekozen worden voor een aanvullend type welke als filtering in de overige functionaliteit dienst doet, bijvoorbeeld bij de rekeningkeuze voor debiteur in geval van een factuur worden alleen de rekeningen getoond van het type 'Debiteuren'.

Balans genereren

Op basis van alle journaalposten kan er een balans genereerd worden. Voor een willekeurige datum in het verleden kan een balans opgesteld worden. Als basis wordt de balans van een datum voor de ingegeven datum genomen en vervolgens worden alle journaalposten daarin verwerkt.

Winst-en-verliesrekening genereren

Een tweede actie is het genereren van een winst-en-verliesrekening. Op basis van twee ingegeven datums wordt bepaald hoe de winst-en-verliesrekening over die periode eruit ziet. Alle rekeningmutaties op rekeningen van de winst-en-verliesrekening worden verwerkt tot een totaalstaat zoals weergegeven in bovenstaande afbeelding.

Genereer journaalpost voor BTW-afdracht

Omdat bekend is welke grootboekrekeningen horen bij BTW-vorderingen en BTW afdrachten kan de journaalpost hiervoor eenvoudig gegenereerd worden. Wat in feite wordt gemaakt is een tegenboeking op de desbetreffende rekeningen van hun saldo op de ingegeven datum. Enige wat nog moet worden aangegeven is van welke rekening het afgehaald moet worden (en in zonodig waar het betalingsverschil heen geboekt moet worden, immers hoeven alleen de gehele euro's te worden afgedragen en zijn de centen winst).

Boekingsperiode afsluiten

Tenslotte dient aan het eind van elke boekhoudkundige periode deze periode te worden afgesloten. Hierbij wordt de balans bepaald en gefixeerd, de journaalposten in die periode zijn derhalve niet meer te wijzigen. Het afsluiten van een periode bestaat uit een aantal mogelijke stappen. Ten eerste moeten de afschrijvingen worden bepaald. Middels de beschikbare menu-optie wordt het Activabeheer geopend en kunnen de afschrijvingen bepaald worden.

Daarnaast moet de winst-en-verliesrekening leeg gemaakt worden, het saldo van de winst-en-verliesrekeningen moet dus op 0 komen te staan. Dit wordt gedaan door het doen van een tegenboeking van het huidige saldo van de rekeningen.
Overigens wordt deze journaalpost buiten beschouwing gelaten bij de bepaling van een winst-en-verliesrekening zodat er ook over periodes heen een winst-en-verliesrekening gegenereerd kan worden.

De laatste stap betreft het fixeren van de gegevens over de periode. Alle journaalposten uit die periode worden aangemerkt als verwerkt en zijn daarmee niet meer te wijzigen. De balans die het gevolg is van deze afsluiting wordt opgeslagen en dient als beginbalans voor de volgende periode.